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3/18/2022
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存在數據保留規則，涵蓋了你的企業收集和存儲的幾乎所有數據，這為企業帶來了很多層次的複雜性和業務風險。正確的基於雲端的數據管理系統能否成為應對這一難題的關鍵？
保留業務記錄可能是一把雙刃劍，帶有許多法律和監管方面的含義。財務記錄，例如損益表或薪資單，經常在審計時進行分析，或者在製定戰略決策（如投資、擴張或裁員）時由管理層進行分析。同時，客戶數據可用於做出銷售和行銷決策，但需要小心處理。
大多數企業都希望保留合同和敏感文件以防監管調查或法律問題，並且這些記錄對盡職調查很重要，常用於收購和合併中。
鑑於客戶對金融服務公司的高度信任，保持準確的記錄對於維護金融服務公司的聲譽至關重要。
數據保留的監管風險
數據保留法規旨在保護客戶免受其敏感信息洩露或被黑客攻擊，同時也保護金融服務公司本身。
違反這些法規將面臨嚴重的處罰，罰款數額因司法管轄區而異：
- 香港-高達HKD$100,000；
- 英國-高達£17.5百萬或年營業額的4％；
- 歐洲（GDPR）-高達€10,000,000或年營業額的2％；
- 美國（17 CFR第210條和CCPA）-高達$7,500（不同州有不同的法規，如加州實施了更加嚴格的法律並處以更重的罰款）；
- 加拿大（PIPEDA）-高達$100,000 CAD； 巴西（LGPD）-高達$11,000,000； 其他地區-超過$500,000。
通常保留哪些記錄？
銀行數據需要保留平均七年時間，在某些地方可能需要更長時間，這些數據包括：
- 銀行對賬單
- 會計記錄
- 存款單
- 稅務記錄
- 薪資
- 採購訂單
- 員工費用報告
- 保險記錄
- 事故報告和索賠
- 政策
- 安全報告
- 法律文件
- 協議
- 僱傭合同
除了存儲這些記錄之外，金融服務公司的員工通常會為業務原因而在內部共享此類數據，這可能會帶來額外的風險。
這就是為什麼金融服務公司需要全面的數據保留策略的原因-不僅是針對存儲的記錄，還包括通訊和聊天記錄，在其他系統中已被刪除多年，但因符合監管規定而在其中保留。這包括WhatsApp、WeChat和LINE，以及內部團隊協作軟件如Slack。
CINNOX提供全面的數據保留方案，涵蓋所有客戶數據、通信記錄以及任何共享媒體文件
CINNOX提供了一個全面的數據保留方案，涵蓋了所有客戶數據、通信記錄和任何共享媒體，如文件。
- 即時通訊工具（如WhatsApp）與CINNOX集成，因此，員工之間以及員工與客戶之間的對話和共享記錄將按照既定政策進行備份和刪除。
- 這包括員工之間通過CINNOX進行的所有通信，如視訊/音頻會議記錄、小組聊天和共享文件。
- 數據在CINNOX服務器上只保留一段預先確定的時間
- 數據被備份並上傳到您選擇的安全文件服務器上，使用強大的加密通道（RSA加密系統）
- 在上傳到您的安全文件服務器之前，文件會被加密並保存為帶有密碼的ZIP文件
- 你可以在CINNOX系統中生成你自己的加密密鑰
- 所有的保留日誌都可以使用
- 將文件與您的數據庫（如MongoDB）同步，並為您的團隊定義不同的權限，以便從CINNOX保留網站訪問
- CINNOX是安全的，有保障的，並符合嚴格的測試，以確保最新的安全和加密標準
無論你的業務需求是什麼，CINNOX都能為你的獨特要求定制一個全面安全的數據保留包。
數據保留法規參考：
