Sean Cho
7/15/2022
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一個交響樂團是一個完美的團隊協作的例子。由指揮家領導，每個樂手通過眼神交流和手勢接收音樂導演的指示。然而，每個音樂家也與其他音樂家保持協調，保持節奏並演奏他們的樂器，以產生一個和諧的演出。
會議電話就像管弦樂音樂會一樣。主持人執掌指揮棒，確保所有參與者遵循議程，保持分配的時間並等待輪流發言。與管弦樂不同的是，在線會議消除了與參與者之間的所有物理距離，使世界各地的任何人都能參加。
事實上，根據Frost＆Sullivan的數據，93%的企業領導人預計四分之一或更多的員工將在家工作！因此，必須使用協作和會議解決方案來匯集分佈式團隊。在Frost＆Sullivan早期的一項研究中，72%的公司通過使用這些工具獲得了明顯的競爭優勢。
隨著在線會議在後疫情時代成為常態，以下是12個最佳實踐，以使團隊更加連接和協作。這些技巧適用於音頻和視訊會議，但斯坦福大學的研究人員觀察到視訊會議會帶來額外的疲勞。因此，我們建議使用音頻通話來減少干擾，集中註意力於講話內容，並具有自由移動的能力。
實現更多連接和協作的團隊的12個最佳做法
1. 指定主持人
樂團指揮的任務是讓每個人保持同步，緊密合作。同樣重要的是，會議的主持人應該組織、主持並引導在線會議，以在分配的時間內得出結論。主持人很可能是從會議中受益的人，或者是被指派執行這項工作的人。
有趣的事實是，樂團中的第一小提琴手也被稱為首席指揮，是次要的領導人。同樣，會議主持人可以指定一個共同主持人作為備份，監視聊天窗口以回答問題，開始/停止錄製並管理參與者。擁有共同主持人可以幫助主持人集中精力主持會議。
2.選擇適當的解決方案
無論你和幾個同事交談，還是和300個參與者交流，你都需要電話會議工具來主持會議。可以選擇使用 Google、Microsoft 和 Zoom 等流行應用，也可以使用像 CINNOX 這樣的專用雲端通信平台，它提供了電信級網絡和全球多個點的存在（PoPs），以提高可靠性和清晰度。
有時候最好的想法會在你最不經意的時候出現！例如，當你與團隊成員進行一對一的通話時，如果出現了突發的靈感，你可以抓住機會在 CINNOX 中創建即時的會議呼叫，而不必掛斷通話。受邀人可以包括你聯繫人列表中的其他人、外部聯繫人或撥打電話號碼。
3.分享議
一個有效的電話會議需要一份計劃，它解釋了電話會議的目標和目的。把議程看作指揮的譜子，描述了所有樂器以及它們的演奏順序。一個好的議程定義了電話會議的目標，每個主題的討論時間以及將主持電話會議不同部分的參與者。
一旦你制定好電話會議的流程，請提前通過電子郵件將議程發送給所有參與者。這有兩個目的：提醒他們電話會議的日期和時間，以及提供通過CINNOX的實時邀請、撥打電話號碼、簡訊或網頁鏈接加入電話會議的說明。
4. 排練腳本
指揮和音樂家們在演出前會排練無數次。同樣地，雖然電話會議是實時進行的，但您可以通過提前在沒有參與者的情況下進行練習來確保其順利進行。演練可以識別電話會議軟件和硬件問題，並有助於更順暢地切換話題。
5. 選擇一個安靜的地方
音樂家需要一個聲學良好的音樂廳來聽到彼此的表演。作為電話會議的主持人，選擇一個類似的安靜的地方來主持電話會議。您需要一個沒有門鈴、建築噪音、交通或小寵物和孩子乾擾的地方。小隔間、辦公室隔音艙或專用會議室都是不錯的選擇。
6. 獲得良好的連接
管弦樂團會在實際演出場地進行最後的排練。您也應該檢查會議場所是否有可靠的Wi-Fi和寬帶接入，特別是如果它與您練習的地方不同。當天的網絡連接可能會決定在線電話會議的成敗！
7. 準時開始
管弦樂團的音樂家會提前到達，安頓下來並調整他們的樂器。作為會議主持人，您也應該以身作則，成為第一個開始通話的人，接收參與者的到來並確保您的麥克風正常工作。沒有什麼比讓參與者到達一個空蕩蕩的電話會議更糟糕的了。
8. 制定準則
在古典音樂會上，禮儀規定聽眾不得交談、竊竊私語、唱歌或哼唱。同樣地，在電話會議中，參與者如果沒有發言，應該將麥克風靜音。為了幫助辨認說話者，人們應該首先報出自己的名字。此外，任何與主題無關的分散注意力的事情應該在會議結束後再處理。
9. 介紹所有人
在音樂會開始之前，指揮家與音樂家一樣受到掌聲歡迎。同樣，會議電話中的主要參與者應該輪流介紹。首先宣布自己是會議負責人，同時介紹共同主持人（如果有的話）。如果時間允許，您也可以在介紹所有參與者的同時介紹重要的參與者。
10.保持溝通
指揮家通過手勢和目光交流與樂團音樂家進行聯繫。雖然視訊通話可以顯示類似的非語言交流，但是在語音通話中卻不可能。因此，語音會議需要人們付出額外的努力，向觀眾講述或描述正在發生的事情。以下是一些示例：
- “讓我與您分享屏幕，展示銷售數字…”
- “我正在尋找去年關於消費者情緒的報告…”
- “副總裁現在將介紹下個季度的戰略…”
如果您正在主持視訊會議通話，使用屏幕共享功能可以讓您的工作更加輕鬆！在需要實時協作和編輯文檔、傳達大量視覺或數字數據或僅演示軟件功能的會議中，這是最好的選擇。根據您的會議目標選擇音頻或視訊通話。
如果您使用像CINNOX這樣的視訊會議平台，在通話過程中您可以隨時添加參與者以滿足需要。這樣，您的會議通話的流程不會受到干擾，因為所有人都可以留在同一個通話中，而不需要掛斷電話。您可以通過電子郵件、簡訊或撥打電話來輕鬆邀請額外的與會者。
例如，假設您正在為新的服裝系列計劃有限的生產運行。在會議通話中出現了有關面料供應商是否有足夠的一次性材料庫存，並且能否以會計師批准的價格供應的問題。您可以通過撥打供應商的電話號碼，將其添加到正在進行的討論中。
11. 會議記錄
錄製會議有助於與會者和非與會者了解會議內容，就像管弦樂團定期錄製演出以為他們的粉絲提供內容一樣。雖然您不必是電話會議的粉絲，但通話記錄可以幫助您回憶起會議內容，並可在會議後用於審計和參考目的。
專業提示：在會議通話開始時提醒與會者會議正在被錄製是禮貌的。從心理學的角度來說，如果人們知道他們正在被錄製，他們往往會表現得更好。此外，這可能會避免可能意外洩露和記錄敏感商業信息的尷尬情況。
語音轉文字記錄是快速了解會議背景的另一種省時高效的方式。您可以在轉錄中僅僅閱讀和搜索關鍵詞，而不必花時間觀看錄像。為了獲得最佳質量的轉錄，請務必遵循我們的7個必須知道的語音轉文字記錄 DO 和 DON’Ts。
12.會後跟進
就像指揮家在演出後再次出現為觀眾奏響安可曲一樣，結束會議通話後，您需要再次與與會者溝通。必然會有需要進一步討論和行動的話題。您應該列出並回答所有提出的問題，包括側面話題，在一封跟進電子郵件中發送給所有與會者。
此外，不要忘記感謝每個人的出席，簡要列出討論要點，包括視訊和音頻錄音的鏈接，並附上音頻轉錄以供他們參考。您可能需要安排另一個會議通話，如果是這樣，請提供下一次會議的鏈接或讓他們知道會話正在繼續。
您也可以成為電話會議的大師
在線會議在這個後疫情時代已成為常態。企業通過用語音和視像通話替代昂貴耗時的實體會議來獲得投資回報率和便利性。選擇符合您要求的會議通話應用程序，然後將其與這12個會議技巧結合起來，每次都可以高效完成電話會議！
如果您想嘗試一款無需信用卡的基於雲端的通訊工具，請立即與CINNOX的專家聯繫。
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