在工作場所使用即時通訊，律師和律師事務所有什麼風險？

即時通訊工具在工作場所已經變得非常流行，不僅僅是用來和朋友聊天--還可以用來處理業務和與同事聯繫。最近的一項研究估計，近70%的員工使用安裝在他們手機上的即時通訊應用程序來處理公務。

使用即時通訊應用程序作為工作中最常用的通訊工具可能並不令人驚訝，但較少人知道的是，儘管一些主流通訊應用程序提供端到端加密，但其他一些流行的通訊應用程序卻沒有。

從法律、職業道德和安全的角度來看，即時通訊應用的普及確實給律師和律師事務所帶來了不容忽視的新挑戰。

保密性風險

保密性無疑是所有律師必須遵循的重要規則。然而，即時通訊很容易使律師在不經意間向第三方披露機密和/或法律特權信息。例如，在手機上安裝即時通訊應用程序的過程中，該應用程序可能會要求獲得存儲在手機上的聯繫人名單，以便將整個名單輸入其服務器。

因此，使用這些應用程序的律師可能會在他們不知情的情況下與第三方分享其客戶的個人資料。如果手機是由律師事務所提供的，並且包含客戶和律師個人的名單，那麼這個問題所帶來的風險將更大。

法律特權風險

在這個快節奏的數字時代，客戶越來越希望能夠通過他們選擇的溝通渠道與律師聯繫，無論何時何地。例如，中國內地的客戶通常希望通過內地最流行的通信應用程序之一與律師溝通。但是，律師應該注意，這個應用程序並沒有為通信內容提供端對端加密。

更重要的是，在該社交媒體平台上進行的所有對話和帖子都可以在內地的法庭上作為證據。因此，如果客戶堅持通過該應用商談事宜（包括潛在的或當前的訴訟事宜），可能意味著放棄了這些對話的法律特權。

為了審慎地維護保密原則和法律特權，律師事務所可以考慮制定嚴格的協議，比如禁止律師通過即時通訊程序與客戶討論案件，這樣律師就可以在保密的情況下與客戶溝通，其製定相關策略的能力也不會受到影響。

數據保留風險（針對記錄）

律師事務所應審查其內部政策，以確定處理律師離職的最佳方式，並特別注意移動設備和數據管理等問題。需要注意的是，當律師辭職時，存儲在其移動設備中的對話和工作文件可能被帶走。  

因此，律師事務所必須考慮建立一個備份系統，將存儲在個人通訊設備中的與公務有關的信息，包括聊天記錄歸檔，否則當律師辭職時，這些文件和對話可能會丟失。如果辭職的律師被調到有業務競爭關係的律師事務所工作，問題將變得更加嚴重。

文件披露風險

律師還應該注意，他們有責任告知客戶在訴訟文件披露過程中必須提供哪些信息。雖然一些比較流行的通信應用不在其服務器中存儲用戶的信息（因此服務提供商只能將元數據傳輸給法院或警察），但客戶仍然可以選擇在雲端中備份信息。

然而，要確定雲端服務器的位置以及備份信息所獲得的數據保護程度，實際上是相當困難的，甚至幾乎不可能。

降低風險

對於許多（尤其是較小的）律師事務所來說，監督和/或監測所有使用第三方通信應用程序的律師的業務通信可能是一個重大挑戰。

即時通訊管理技術使管理層能夠監督即時通訊的使用，並阻止不符合政策要求的內容。保留和儲存信息，以及病毒檢測功能。

這項技術使律師事務所能夠監控其使用情況，同時允許法律和非法律僱員通過即時通訊應用程序與外界溝通。如果律師事務所還沒有採用這項技術，就應該考慮它是否具有成本效益。  

其次，律師事務所應審查其內部的IT政策。如果目前的政策沒有明確規定使用即時通訊所涉及的風險，事務所應該更新其相關政策。一些建議的措施包括。  

• 限制（或甚至直接禁止）員工可以通過即時通訊應用程序發送的文件類型
• 界定在工作場所和客戶溝通期間使用即時通訊的適當方式
• 在所有技術設備上安裝位置跟踪裝置
• 在設備上進行具體設置，以便在設備丟失或被盜時遠程刪除存儲的數據；以及
• 確認其律師事務所應採取的即時通訊應用監控的範圍和類型

根據其規模，律師事務所也可以考慮設置符合其公司水平的通信應用。此舉的好處很多，包括建立具有獨立密鑰的設備，對設備進行加密，使信息和數據在傳輸過程中得到保護，建立安全的雲端存儲，並讓該所完全控制和管理所有的數據權限，確保沒有外人可以獲得這些信息。

總而言之，律師事務所應該教育所有法律從業人員和非法律從業人員了解數字世界的最佳溝通操作模式，確保所有員工在使用、內容和記錄方面遵守基本規則。如果員工（尤其是律師）意識到其中的風險，他們應該更明智地使用通信應用程序。

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